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Apothekenentwicklung Kassbaum
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Ihr Fachmann für kompetente und effiziente Apothekenentwicklung und Apothekenberatung

Mathias Kassbaum


Prüfung und Optimierung von Großhandelsrechnungen und Konditionen für Apotheken

Eine verlässliche und transparente Zusammenarbeit zwischen Apotheken und Großhändlern bildet die Basis für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Damit dieser möglichst wirtschaftlich bleibt, kommen individuelle Großhandelskonditionen zum Tragen. Was sich einerseits nach einem nicht zu unterschätzenden Sparpotenzial anhört, fordert andererseits eine genaue Einarbeitung in die Materie. Immerhin gilt es, im Rahmen jeder erstellten Rechnung das Einhalten der entsprechenden Konditionen zu überprüfen. 

Wer hier auf einen kompetenten Partner vertrauen kann, spart nicht nur Mühe und Zeit, sondern auch Kosten. Die Kontrolle der entsprechend ausgehandelten Liefervereinbarungen gehört zu unserem weitreichenden Serviceportfolio. Darüber hinaus vergleiche ich Ihre Konditionen mit den marktüblichen Konditionen. Nicht selten wird hier ein zusätzliches Potenzial erkennbar, dass bei Neuverhandlungen Ersparnisse einbringen kann. Vorteil: Sie können sich auf Ihren Arbeitsbereich konzentrieren, ich befasse mich mit dem Thema Großhandel.

Wenn sich ein Fehler in die Großhandelsrechnung eingeschlichen hat…

Keine Frage: Fehler können immer passieren. Gerade im hektischen Alltag kann es vorkommen, dass die Großhandelslieferungen zu einer Apotheke nicht zu den vereinbarten Konditionen abgerechnet werden. Und genau an dieser Stelle setzt unser Service an! Stelle ich fest, wenn beispielsweise Rabatte nicht gewährt bzw. korrekt ausgewiesen oder auch Änderungen in der Vereinbarung noch nicht umgesetzt werden, setzen ich mich (wenn Sie es wünschen) mit dem Großhändler in Verbindung und klären die Sachlage.

Welche Angaben werden bei einer Großhandelsrechnung überprüft?

Die Inhalte einer Rechnung vom Großhandel setzt sich aus vielen verschiedenen Komponenten zusammen, die je nach Großhändler unterschiedlich dargestellt und bezeichnet sind. Was für den Laien oft eine zeitaufwendige Aufgabe darstellt, gehört für uns mit zum Alltag. 

Ich achte unter anderem darauf, dass…:

  • etwaige Rechnungsmängel zeitnah vom ausstellenden Großhändler korrigiert werden. 
  • Rabatte und weitere individuell verhandelte Konditionen berücksichtigt werden. Sollte dem nicht der Fall sein, kläre ich auf Ihren Wunsch hin die Sachlage.
  • der Skontosatz (, der sich wiederrum auf den skontofähigen Umsatz bezieht und damit niedriger als der Gesamtumsatz sein kann. Der Grund hierfür ist, dass in der Regel ausschließlich ein Teil der rezeptpflichtigen Artikel skontofähig sind.) eingehalten wird.
  • die OTC-Vergütung (bezieht sich auf die nicht-rezeptpflichtigen Umsätze) der Vereinbarung entspricht
  • verschiedene Gebühren, wie zum Beispiel Transportkosten, Konzeptgebühren oder auch der Handelsspannenausgleich sich im vereinbarten Rahmen bewegen.

Somit können Sie sich auf der Basis unserer Dienstleistungen sicher sein, dass Sie genau die Konditionen bekommen, die im Vorfeld mit dem Großhändler festgelegt wurden. Zusätzlich habe ich immer ein Auge auf evtl. Marktveränderungen und berate Sie diesbezüglich. 

Die Großhandelsrechnung im Detail – wichtige Punkte

Unabhängig davon, ob Sie sich mit Valutavorteilen, einer Zusatz-Vergütung oder einem Systembonus befassen: die Liste der abzuarbeitenden Punkte mit Hinblick auf die Prüfung einer Großhandelsrechnung -besonders im Zusammenhang mit Apotheken- ist lang. 

Zur ausführlichen Prüfung der gewährten Konditionen müssen unter anderem…:

  • die Abrechnungspositionen
  • die betriebswirtschaftliche Auswertung in der Monatsrechnung
  • die Kostenpositionen
  • evtl. Gutschriften
  • sonstige relevante Positionen

ausführlich verglichen und geprüft werden. 

Die Berechnung der Vergütungen

Um die Wirtschaftlichkeit der entsprechenden Konditionen überprüfen zu können, ist es immer auch wichtig, die jeweiligen Vergütungen nachzurechnen und auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. 

Damit die Höhe einer Vergütung entsprechend nachvollzogen werden kann, müssen alle Vergütungen berücksichtigt werden. Wichtig ist es zudem, dass hierbei auch schon im Vorfeld gewährte Rabatte mit einbezogen werden. Von der somit errechneten Summe werden dann die Kosten wieder dagegengestellt.

Was ist eigentlich ein Ausschluss?

Wer sich einmal mit einer Großhandelsrechnung befasst hat, erkennt schnell, dass nicht alle Posten einer Rechnung in der letztendlichen Vergütungsrechnung berücksichtigt werden. Oft sind es bestimmte Produktgruppen, die ausgeschlossen sind. Wichtig ist es hierbei, die betreffenden Ausschlüsse nicht nur zu Beginn der Geschäftsbeziehung zu klären, sondern auch das Einhalten der entsprechenden Konditionen zu überprüfen. Manchmal lohnt es sich auch für die Apotheke, in eine Nachverhandlung zu gehen und die Konditionen mit dem Großhändler neu zu bestimmen. 

Fazit

Bei der Prüfung von Großhandelsrechnungen für Apotheken gilt es, etliche Punkte zu beachten. Um sicherzustellen, dass nicht zu viel gezahlt wird und Rabatte wie ursprünglich vereinbart gewährt werden, braucht es eine verlässliche Prüfung, die sich nicht an Standards orientiert, sondern jedes Geschäftsverhältnis neutral und individuell beleuchtet. 

Eine eingehende externe Prüfung der entsprechenden Unterlagen bietet jedoch nicht nur die Sicherheit dass die verhandelten Konditionen eingehalten werden, sondern auch das gute Gefühl, marktkonforme Großhandelskonditionen zu erhalten.